AI e produttività: quanto tempo perdiamo in attività a basso valore?

Ricerca di informazioni, aggiornamento di dati, copiature e comunicazioni ripetitive occupano una parte significativa della giornata lavorativa.

L’AI può aiutare a recuperare tempo e capacità, ma il primo passo è capire dove si disperdono.

 

Ore 8:30 di una normale mattina in ufficio.

La prima attività non è prendere una decisione, portare avanti un progetto o parlare con un cliente. È ricostruire il contesto: leggere email, aprire allegati, cercare l’ultima versione di un file e capire cosa è cambiato dal giorno prima.

Poi arriva una richiesta urgente. Occorre recuperare alcuni dati, confrontarli con un altro documento e preparare una risposta. Iniziano le riunioni e, a fine mattina, la sensazione è di aver lavorato molto, anche se le attività più importanti devono ancora cominciare.

Una giornata piena di attività non è necessariamente una giornata in cui si crea valore.

Il problema non è l’impegno delle persone, ma il modo in cui è organizzato il lavoro: informazioni frammentate, attività ripetitive, passaggi manuali e continue interruzioni assorbono tempo e attenzione.

Quale contributo può dare l’AI in questo contesto?

Prima di introdurre nuovi strumenti, conviene osservare dove si consuma il tempo e individuare le attività ripetitive, frammentate o a basso valore sulle quali l’AI può intervenire in modo concreto e misurabile.

Vediamo alcuni esempi.

 

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1. Alla ricerca dell’informazione perduta

Trovare il documento più aggiornato di un progetto, recuperare un’email o capire chi possiede una determinata informazione richiede, singolarmente, pochi minuti.

Tuttavia, se ripetute ogni giorno, frammentano la concentrazione, rallentano le risposte, generano inefficienze. Il costo reale non coincide soltanto con il tempo dedicato alla ricerca. Comprende anche le interruzioni, la duplicazione delle attività e il rischio di prendere decisioni sulla base di informazioni incomplete o non aggiornate.

La domanda da porsi è: che cosa possiamo smettere di fare?

 

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2. Comunicazioni che ricominciano da zero

Scrivere un’email, preparare un verbale o impostare una proposta può richiedere poco tempo quando struttura, informazioni e contesto sono già chiari e disponibili.

Il tempo aumenta quando bisogna ripartire ogni volta da un foglio bianco: ricostruire decisioni già prese, riordinare appunti, recuperare informazioni e adattare più volte forma e tono. Sono attività necessarie, ma sottraggono tempo ad attività più importanti, come il confronto con i clienti e i colleghi, l’analisi dei problemi, la qualità delle decisioni.

La domanda in questo caso è: come possiamo ridurre il tempo dedicato alla ricostruzione e alla prima stesura, senza ridurre la qualità del lavoro?

 

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3. Il tempo perso a preparare i dati

Prima di valutare una situazione o prendere una decisione, è quasi sempre necessario raccogliere informazioni provenienti da file e sistemi diversi, esportarle, copiarle, uniformare formati e risultati e controllare che i valori coincidano.

Spesso questi elaborati vengono aggiornati e discussi periodicamente (settimanalmente, mensilmente, ecc.) e ad ogni scadenza il ciclo dell’aggiornamento dei dati si ripete. E più le fonti sono frammentate o non allineate, maggiore è il tempo necessario per arrivare a un dato utilizzabile.

Il rischio è dedicare più tempo alla preparazione dei dati che alla loro interpretazione.

La domanda diventa quindi: come vogliamo utilizzare il tempo che abbiamo liberato?

 

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Recuperare tempo non basta: bisogna decidere dove investirlo

Un progetto di produttività non può fermarsi alla misurazione del tempo risparmiato.

Occorre chiarire, infatti, come utilizzare la capacità liberata: aumentare la qualità del servizio, ridurre le attività arretrate, sviluppare nuovi clienti, migliorare i processi o dedicare più attenzione alle decisioni. Senza una priorità chiara, il tempo recuperato rischia semplicemente di essere occupato da nuove attività, non necessariamente a maggior valore.

Per usare bene il tempo recuperato servono idee chiare sugli obiettivi che si vogliono raggiungere, gli strumenti adatti a misurare le prestazioni, le priorità e la volontà concreta di eliminare le attività inutili.

L’AI può contribuire a recuperare tempo. È l’organizzazione a decidere come trasformarlo in valore.

 

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Da dove iniziare concretamente?

Non è necessario partire da un grande progetto.

Un primo esercizio può essere osservare per una settimana le attività di un gruppo di lavoro e suddividerle in quattro categorie:

• attività a valore,
• attività necessarie ma non a valore,
• rilavorazioni,
• attese e ricerca di informazioni.

Non serve una rilevazione complessa. Le attività a basso valore che ricorrono più frequentemente indicano già dove concentrare l’attenzione.

A quel punto si può valutare cosa eliminare, semplificare, uniformare o automatizzare.

L’Intelligenza Artificiale può essere una leva importante, ma non è il punto di partenza né la risposta automatica a ogni inefficienza.

Prima viene il processo. Poi viene la scelta dello strumento più adatto per migliorarlo.

 

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GCP accompagna le imprese nell’analisi e nel miglioramento dei processi, individuando inefficienze, sprechi e opportunità di ottimizzazione e valutando dove strumenti digitali e soluzioni di Intelligenza Artificiale possono generare un valore concreto.

Leggi anche il nostro approfondimento: Prima di automatizzare, fermati a osservare il processo

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